Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Betrieb von ludicustos.de und LUDICUSTOS ist der tatsächliche Betreiber des Bots verantwortlich. Der technische Administrator ist nicht allein durch die Mitarbeit automatisch Verantwortlicher.

2. Welche Daten verarbeitet werden

• Webseitenaufruf: technisch notwendige Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitstempel und Geräte-/Browserinformationen können beim Hostinganbieter in Serverprotokollen verarbeitet werden; die konkrete Protokollaufbewahrung ist mit dem Hoster abzustimmen.
• Discord-Anmeldung: bei freiwilligem Login werden die OAuth2-Berechtigungen identify und guilds angefragt. Der Bot verwendet Discord-Nutzer-ID, Nutzername, Serverzugehörigkeit und die Berechtigung „Server verwalten“, um den Dashboard-Zugriff zu prüfen. Ein Discord-Passwort wird nicht von LUDICUSTOS erhoben.
• Bot-Nutzung: je nach aktiviertem Modul Discord-IDs von Servern, Kanälen, Rollen und Nutzern; Ticket-Metadaten, Ticketaktionen und Supportzuweisungen; Moderationsfälle mit Begründungen; Verifizierungsentscheidungen; Willkommens- und Teamrollen-Einstellungen; Giveaway-Teilnahmen und Social-Quellen.
• Nachrichteninhalte: vollständige Ticket-Texttranskripte können nur bei entsprechender Konfiguration/Discord-Berechtigung angefordert werden. Anti-Spam kann bei eingeschalteter Funktion Nachrichten zu Moderationszwecken auswerten. Es erfolgt keine pauschale Speicherung sämtlicher Servernachrichten durch das Dashboard.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt für die sichere Bereitstellung der Webseite, den Discord-Login, den Betrieb der ausgewählten Serverfunktionen und die Abwehr von Missbrauch. Als Rechtsgrundlage kommen je nach Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrags-/Nutzungsverhältnis), lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betrieb und Sicherheit) und in Einzelfällen lit. a DSGVO (Einwilligung) in Betracht. Die jeweils zutreffende Rechtsgrundlage ist durch den Verantwortlichen zu prüfen.

Eine Nutzung des Dashboards ist ohne erforderliche Discord-Informationen nicht möglich; der öffentliche Rechtstext ist ohne Anmeldung zugänglich.

4. Cookies und Sitzung

Das Dashboard setzt ausschließlich für Login/Sicherheit benötigte Cookies: ludicustos_oauth für den OAuth2-Anmeldevorgang (maximal 10 Minuten) und ludicustos_sid für die Sitzung (maximal vier Stunden). Beide Cookies sind als HttpOnly, Secure und SameSite=Lax konfiguriert. Die zugehörigen Sitzungsdaten werden temporär im Arbeitsspeicher des Webservers gehalten. Es sind im aktuellen Webseiten-Code keine Werbe-/Tracking-Cookies oder externen Analysedienste eingebaut.

Technisch unbedingt erforderliche Cookies können nach § 25 Abs. 2 TDDDG ohne vorherige Einwilligung zulässig sein.

5. Hosting und Empfänger

Die Webseite und der Bot laufen auf Bot-Hosting.net. Discord stellt das Login-System und die Serverfunktionen bereit. Die Server- und Moduldaten werden in einer per Zugangsdaten geschützten PostgreSQL-Datenbank gespeichert. Als Datenbankanbieter wird Neon (Region Frankfurt) eingesetzt. Der Betreiber muss den tatsächlich verwendeten Anbieter und die Verarbeitung prüfen.

Bei diesen Anbietern können technische oder personenbezogene Daten verarbeitet werden. Auftragsverarbeitungsverträge, Unterauftragsverarbeiter sowie mögliche Drittlandtransfers sind vom Betreiber anhand der tatsächlich genutzten Verträge zu prüfen.

Weitere Informationen: Discord-Datenschutz · Neon-Datenschutz.

6. Speicherdauer und Löschung

Login-Sitzungen laufen spätestens nach vier Stunden ab, OAuth2-Anmeldezustände nach zehn Minuten. Für Tickets, Moderationsfälle, Verifizierungsentscheidungen, Gewinnspiele und Serverkonfigurationen bestehen derzeit keine einheitlich implementierten automatischen Löschfristen. Diese Daten bleiben grundsätzlich gespeichert, bis sie gezielt gelöscht werden oder ein berechtigtes Löschbegehren bearbeitet wird. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können entgegenstehen.

Vor einem produktiven Regelbetrieb müssen feste Aufbewahrungs- und Löschregeln pro Modul festgelegt und technisch umgesetzt werden. Backups können nach einem gesonderten Sicherungszyklus auslaufen.

7. Betroffenenrechte

Je nach gesetzlichen Voraussetzungen bestehen insbesondere Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Erteilte Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Es besteht zudem ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Bitte richten Sie Anfragen über die Kontaktdaten des Verantwortlichen im Impressum an den Betreiber. Gegebenenfalls sind Angaben zur Identitäts- oder Serverzuordnung erforderlich.

8. Sicherheit und Änderungen

Der Dashboard-Zugang erfordert Discord-Anmeldung und die Berechtigung „Server verwalten“ auf einem ausdrücklich zugelassenen Server. Sitzungen werden per Cookie geschützt; zustandsändernde Formulare nutzen CSRF-Prüfungen. Die Datenbankverbindung gehört ausschließlich in geheime Hosting-Variablen und nicht in den Browser.

Diese Hinweise werden angepasst, wenn sich die Funktionen, Dienstleister oder Rechtsgrundlagen ändern. Die inhaltliche und rechtliche Endprüfung liegt beim Verantwortlichen.